Wyzwania, które stoją przed wdrożeniem Scruma w zespołach rozproszonych w środowiskach „home office”.

bubble chat

Opinia | PROCES

Artykuł stworzony przez brazylijskich pracowników Nokia Technology Institute ma już 10 lat. Już w 2009 roku zastanawiano się, jak pogodzić pracę we frameworku, jakim jest Scrum z pracą zdalną. Przecież w teorii Scrum wymagał, aby wszyscy pracownicy siedzieli w jednym pokoju.

Na podstawie artykułu Marlon Luz, Daniel Gazineu i Mauro Teófilo “Challenges on Adopting Scrum for Distributed Teams in Home Office Environments”

 

LEGENDA: Komentarze od autora artykułu napisane są kursywą. Pozostałe informacje pochodzą z oryginalnego tekstu. 

 

 

Artykuł stworzony przez brazylijskich pracowników Nokia Technology Institute ma już 10 lat. Już w 2009 roku zastanawiano się, jak pogodzić pracę we frameworku, jakim jest Scrum z pracą zdalną. Przecież w teorii Scrum wymagał, aby wszyscy pracownicy siedzieli w jednym pokoju.

 

Nie będzie dla nikogo zaskoczeniem jeśli powiem, że w rozproszonych środowiskach brakuje bliskości. I to w dosłownym słowa tego znaczeniu! Według badań, jeśli pracownicy siedzą od siebie w odległości większej niż 30 metrów, nie występuje między nimi spontaniczna komunikacji/spontaniczna forma komunikacji Często prowadzi to do wzrostu braku wzajemnego zaufania i zaangażowania. Co więcej osoby, które dzielą ze sobą przestrzeń biurową, wykazują tendencję do podobnych zachowań, mają podobne oczekiwania, jak również doświadczenia i perspektywy. Wspólna przestrzeń w pracy wpływa również na  poczucie identyfikacji do zespołu.

 

Efektywność komunikacji

W swoim artykule badacze postanowili podzielić się wynikami badania przeprowadzonego przez Cockburna, który twierdzi, że w ówczesnych czasach komunikacja twarzą w twarz stawała się coraz trudniejsza do zorganizowania, przez co koszty komunikacji wzrastały, a jej jakość proporcjonalnie spadała. Postanowił on przedstawić swoją teorię nagrywając dwie osoby podczas omawiania wspólnego projektu.

Cockburn,A. (2001). AgileSoftwareDevelopment.

 

 Na załączonym wykresie widać, jak efektywność i temperatura komunikacji wzrastała wraz ze zmianą narzędzi do pracy. Według Cockburna najlepiej używać kanałów komunikacji, które są „hot”, przez co efektywność komunikacji wzrasta. Jako jedno z najlepszych rozwiązań została przedstawiona komunikacja przy białej tablicy, kiedy to dochodzi do bezpośredniej komunikacji twarzą w twarz, a przy okazji wymiany poglądów i doświadczeń. Drugim najbardziej efektywnym sposobem komunikacji jest rozmowa przez telefon. W obecnych czasach umieścilibyśmy pomiędzy tymi dwoma opcjami jeszcze jedną,  mianowicie komunikację z wykorzystaniem wideo.

 

 

Obecnie praca w zespołach rozproszonych jest już codziennością. Zdarza się, że nasz Dev Team pracuje w kilku różnych miejscach na kuli ziemskiej. Jednak czym innym jest, kiedy zespoły pracują razem w różnych biurach na świecie, a zupełnie innym zjawiskiem jest Home Office. W tym drugim przypadku deweloperzy są całkowicie indywidualnymi jednostkami. Często rzutuje to na problemy z komunikacją, jak również na zdrowie psychiczne pracowników (poczucie wykluczenia ze społeczeństwa). Nie oznacza to, że Home Office nie jest zjawiskiem popularnym. Wręcz przeciwnie – z każdym rokiem rośnie liczba osób, które wybierają ten styl pracy.

 

Fundamenty Scruma

 

Wszyscy dobrze wiemy na czym opiera się Scrum, jakie są jego fundamenty oraz role, a także, że „sercem” tej struktury jest Sprint, a na koniec każdego Sprintu otrzymujemy gotowy, działający produkt.

Jednym z głównym założeń Scruma jest transparencja, dzięki której mamy możliwość sprawdzenia kto i co zrobił. Pomagają nam w tym Backlogi, a Burndown Charty przybliżają, ile pracy pozostało jeszcze do końca Sprintu, dzięki czemu możemy nadzorować wykonanie projektu na bieżąco. [Jest to informacja zawarta w oryginalnym artykule. Obecnie burndown nie jest częścią Scruma].

 

 

Wyzwania sprzed 10 lat

 

Patrząc na wyzwania opisane przez Luz i jego zespół 10 lat temu, uśmiecham się pod wąsem. Dzisiaj w większości te problemy nie występują, a to wszystko dzięki skokowi technologicznemu. W 2009 roku nie było takich narzędzi jak Jira, Asana, Slack a nawet Google Docs. Dlatego czytając poniższe wyzwania, zapomnijcie przez chwilę o tych narzędziach i wyobraźcie sobie, jak wyglądała wtedy praca.

 

     1. Wyzwanie dla Product Ownera

Największym wyzwaniem dla Product Ownera było przekazanie informacji otrzymywanych od Stakeholderów, których reprezentuje. Według brazylijskich badaczy najlepszym sposobem na przekazanie tak dużej i zmiennej ilości informacji, była komunikacja twarzą w twarz z członkami Dev Teamu.

     2. Wyzwanie dzielenia elementów wizualnych

Jak rozpisać Product Backlog, kiedy każdy z członków naszego zespołu znajduje się w innym zakątku świata? Jak przedstawić Burndown Chart skoro widnieje on tylko fizycznie na ścianie w naszym biurze? To właśnie jedno z wyzwań, które stały przed zespołami rozproszonymi w 2009 roku.

     3. Wyzwanie spotkań scrumowych

Daily Scrum, Sprint Planning, Sprint Review… Spotkania, na których obecność wszystkich członków jest obowiązkowa. Czyli trzecie wyzwanie, które zostało przedstawione: jak zachować uwagę tak wielu osób, podczas tylu godzin spotkań, w tak różnych miejscach, bez bezpośredniego kontaktu?

     4. Wyzwanie dzielenia się informacjami

Nie ulega wątpliwości, że dzielenie się wiedzą i doświadczeniem odgrywa kluczową rolę w procesie tworzenia oprogramowania. Przecież jednym z kluczowych zapisów Agile Manifesto jest traktowanie jednostki i interakcji ponad procesami i narzędziami. Jak więc dzielić się wiedzą, skoro każdy z członków zespołu przebywa gdzie indziej, a często członkowie nie mieli nawet okazji poznać się twarzą w twarz? Według jednego z badaczy, trudniej jest przenieść złożoną wiedzę z jednego miejsca do drugiego, jeśli więzi społeczne są słabe.

 

Wyzwania 10 lat później

Minęło 10 lat od momentu napisania tego artykułu przez Luz, Gazineu i Teófilo. Czy coś się zmieniło? Wydawać by się mogło, że tak, ale nie do końca. Komunikacja ciągle jest kluczem do sukcesu. I co z tego, że posiadamy teraz narzędzia, które umożliwiają nam pracę z najodleglejszych zakątków świata. Co prawda ułatwiają nam one dostęp do różnych danych związanych z projektem (oczekiwania interesariuszy, postęp pracy, Product Backlog), jednak nie zbudują one za nas zaufania oraz nie wybudują więzi pomiędzy pracownikami. Ten problem ciągle pozostał.

Dobrym rozwiązaniem są tutaj spotkania zespołu twarzą w twarz, tak aby mogli się wzajemnie poznać i zobaczyć w „rzeczywistym” świecie. Często weryfikują one nasze wyobrażenia na temat współpracowników. I tak osoba, którą postrzegamy za niemiłego snoba z zadartym nosem, na żywo może okazać się bardzo otwartą osobą, która chętnie dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem.

W Brass Willow mamy zwyczaj comiesięcznych spotkań. a raz na pół roku wyjeżdżamy gdzieś razem na weekend. I to naprawdę pomaga. Dzięki takim spotkaniom, obserwowaniu siebie nawzajem, poznawaniu i uczeniu się siebie, zespół staje się bardziej zgrany, a komunikacja staje się łatwiejsza. Spięcia i błędy w komunikacji powstają (bowiem?) zazwyczaj w wyniku braku zgrania i znajomości członków zespołu.  Podstawą we wspólnej pracy zdalnej jest wzajemne zaufanie, a właśnie takie spotkania je budują.

 

W 2019 roku wyzwania A i B (wyzwanie dla Product Ownera oraz wyzwanie dzielenia elementów wizualnych) stały się ograniczone, ale nadal istnieją. Zdarza się, że Product Owner pracujący zdalnie nie potrafi wystraczająco dobrze wytłumaczyć o co mu chodzi, nawet przy użyciu dostępnych narzędzi. Natomiast śmiało mogę stwierdzić, że wyzwania C i D są ciągle aktualne. Przyznacie sami, że podczas spotkań scrumowych, które odbywają się zdalnie, ciężko czasem zachować focus, a dzielenie się wiedzą on-line bywa problematyczne. Osobiście przepisałbym te wyzwania do „Wyzwań pracy zdalnej w Scrumie w 2019 roku”, jako dwa pierwsze punkty. A wy, co jeszcze dodalibyście do tej listy?

 

Przeczytaj oryginalny artykuł