Wstęp
Długi czas nienawidziłam sesji feedbackowych. Kojarzyły mi się z przymusową torturą. Już jako konsultant starałam się ich unikać. To przekonanie było wynikiem kilku źle przeprowadzonych sesji w których uczestniczyłam. Aż pewnego razu, w wyjątkowo trudnych dla mojej firmy warunkach, Filip Czapeczka przeprowadził dla nas naprawdę dobrą sesję. Od tego czasu komunikacja w naszej firmie osiągnęła niespotykanie wysoki poziom, który utrzymuje się do tej pory.
Po co?
Przeprowadziłam potem wiele sesji feedbackowych u swoich klientów i efekt ten powtórzył się za każdym razem.
Dowiedziałam się wtedy, że spotkanie organizujemy nie tylko aby zyskać i przekazać cenne informacje, ale także, aby poćwiczyć komunikację i móc bez stresu wymieniać się wiedzą w codziennej pracy.
Informacja zwrotna jest szczególnym „darem”. Dany w umiejętny sposób może wiele zmienić, źle użyty rani i zniechęca. Dlatego warto dobrze się przygotować.
Jak się przygotować?
Starannie wybrać czas, miejsce i zaufanego moderatora. Tak aby wszyscy czuli się dobrze.
Dobrze zacząć od krótkiego warsztatu, który przypomni uczestnikom o ważnych aspektach przekazywania tak istotnych informacji.
W czasie sesji uczestnicy przekazują feedback słownie, zaczynając od imienia odbiorcy i patrząc mu twarz.
Spinka jest łatwym sposobem na zapamiętanie ważnych aspektów dawania informacji zwrotnej.
| Sprecyzuj | · Używaj precyzyjnego języka. · Zacznij od faktów. Dopiero potem powiedz o odczuciach i opiniach. · Przywołaj przykłady. · Mów spokojnym i przyjaznym tonem. |
| Pozytyw | · Podaj sporo pozytywów. Są bardzo ważne. · Wzmocnisz w ten sposób fajne zachowania, z których odbiorca może nie zdawać sobie sprawy. |
| I ale | · Zamiast „ale” używaj „i”. Podkreślisz w ten sposób, że obie informacje są równoważne. |
| Negatyw | · Bądź ostrożny z podawaniem negatywów. Nie jesteśmy w stanie pracować nad wieloma rzeczami na raz. Warto podać tylko te najważniejsze, aby nie zniknęły w długiej męczącej liście. |
| Konsekwencje | · Podaj konsekwencje. |
| Alternatywy | · Porozmawiaj o alternatywach. Podaj swoje propozycje i posłuchaj propozycji adresata. |
A czego unikać?
SARKAZM I ŻART
METAFORA
- Są nieprecyzyjne, przez co często nieskuteczne.
- Mogą być odebrane jako niepoważne i zignorowane.
- Mogą być odebrane jako brak szacunku. Mogą niepotrzebnie urazić. Co sprawia, że osoba dająca feedback, traci w oczach odbiorcy i sprawia, że jest mniejsza szansa na to ze odbiorca zmieni coś w swoim zachowaniu. Chętniej stosujemy się do rad osób, których dobre intencje są dla nas jasne.
JA TY
Mówienie o swoich obserwacjach i odczuciach wbrew pozorom ma większą moc niż mówienie o innych. Jest bardziej autentyczne. Mówienie o Jasiu, często nastawia źle do Jasia a nie koncentruje na meritum sprawy. Może też nastawić źle do dającego feedback, co jeszcze bardziej zmniejsza jego potencjalną skuteczność.
ZAWSZE LUB NIGDY
Taki komunikat budzi sporo emocji, które przeszkadzają w racjonalnej analizie swojego zachowania i wprowadzaniu zmian. Do tego jeszcze tak łatwo je odeprzeć: „A wczoraj tak nie zrobiłem, widzisz jednak nie zawsze”.
Najważniejsza jest jednak nasza reakcja na informację zwrotną. Bo to ona decyduje o tym, czy dana osoba zechce nas jeszcze nią obdarzyć. Przede wszystkim tak, aby nie zniechęcić darczyńcy do szczerości! Uśmiechnąć się i podziękować za wysiłek włożony w podzielenie się tymi informacjami. Można poprosić o doprecyzowanie.
Nie tłumaczyć się i nie dyskutować, chodź wiem, że kusi…Trzymanie się tych zasad jest trudne, ale tylko na początku. Każde zachowanie uparcie powtarzane wchodzi w nawyk. A dobre nawyki komunikacyjne są naprawdę warte uporu, który musimy włożyć w ich wykształcenie.
