Długi czas nienawidziłam sesji feedbackowych. Kojarzyły mi się z przymusową torturą. Już jako konsultant starałam się ich unikać. To przekonanie było wynikiem kilku źle przeprowadzonych sesji w których uczestniczyłam. Aż pewnego razu, w wyjątkowo trudnych dla mojej firmy warunkach, Filip Czapeczka przeprowadził dla nas naprawdę dobrą sesję. Od tego czasu komunikacja w naszej firmie osiągnęła niespotykanie wysoki poziom, który utrzymuje się do tej pory.

Przeprowadziłam potem wiele sesji feedbackowych u swoich klientów i efekt ten powtórzył się za każdym razem.

Dowiedziałam się wtedy, że spotkanie organizujemy nie tylko aby zyskać i przekazać cenne informacje, ale także, aby poćwiczyć komunikację i móc bez stresu wymieniać się wiedzą w codziennej pracy.

Informacja zwrotna jest szczególnym „darem”. Dany w umiejętny sposób może wiele zmienić, źle użyty rani i zniechęca .  Dlatego warto dobrze się przygotować.

Starannie wybrać czas, miejsce i zaufanego moderatora.

Tak aby wszyscy czuli się dobrze.  Dobrze zacząć od krótkiego warsztatu, który przypomni uczestnikom o ważnych aspektach przekazywania tak istotnych informacji.

W czasie sesji uczestnicy przekazują feedback słownie, zaczynając od imienia odbiorcy i patrząc mu twarz.

Spinka jest łatwym sposobem na zapamiętanie ważnych aspektów dawania informacji zwrotnej.

A czego unikać?

SARKAZM I ŻART

METAFORA

1. Są nieprecyzyjne, przez co często nieskuteczne.
2. Mogą być odebrane jako niepoważne i zignorowane.
3. Mogą być odebrane jako brak szacunku. Mogą niepotrzebnie urazić. Co sprawia, że osoba dająca feedback, traci w oczach odbiorcy i sprawia, że jest mniejsza szansa na to ze odbiorca zmieni coś w swoim zachowaniu. Chętniej stosujemy się do rad osób, których dobre intencje są dla nas jasne.

JA TY

Mówienie o swoich obserwacjach i odczuciach wbrew pozorom ma większą moc niż mówienie o innych. Jest bardziej autentyczne. Mówienie o Jasiu, często nastawia źle do Jasia a nie koncentruje na meritum sprawy. Może też nastawić źle do dającego feedback, co jeszcze bardziej zmniejsza jego potencjalną skuteczność.

ZAWSZE LUB NIGDY

Taki komunikat budzi sporo emocji, które przeszkadzają w racjonalnej analizie swojego zachowania i wprowadzaniu zmian. Do tego jeszcze tak łatwo je odeprzeć: „A wczoraj tak nie zrobiłem, widzisz jednak nie zawsze”.

Najważniejsza jest jednak nasza reakcja na informację zwrotną.

Bo to ona decyduje o tym, czy dana osoba zechce nas jeszcze nią obdarzyć.

Przede wszystkim tak, aby nie zniechęcić darczyńcy do szczerości!

Uśmiechnąć się i podziękować za wysiłek włożony w podzielenie się tymi informacjami. Można poprosić o doprecyzowanie.

Nie tłumaczyć się i nie dyskutować, chodź wiem, że kusi…

Trzymanie się tych zasad jest trudne, ale tylko na początku. Każde zachowanie uparcie powtarzane wchodzi w nawyk. A dobre nawyki komunikacyjne są naprawdę warte uporu, który musimy włożyć w ich wykształcenie.